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仕事の電子化・シームレス検索の構想

仕事上、何かを検索するとき、最近では、次のような手順を踏むことが多くなりました。

① Macを使って、Dropbox内に保存されている71,621ファイルの全文検索またはファイル名検索。
② GメールまたはMacのMail(ソフト名としてのMail)を用いて、過去のMailの全文検索またはメール・タイトルの検索。
③ Evernote内の全文検索またはタグ検索またはタイトル検索。
④ FTPサーバーを使った会社内データの検索。
⑤ Googleによるインターネット検索(外部環境検索)

案件により、⑤は、①②③④の間に挿入されたり、①の前に来たりすることもありますが、およそ、こんな順番で、5つの検索工程が独立して存在しています。
このうち、⑤は外部環境であり、④は準外部環境だと考えると、私個人にとっての純粋な内部環境は①②③となります。

私の要望は、この①②③を同時検索するツール・ソフトの登場です。実現すれば、Dropbox、Evernote、Gメールという、3大クラウド・ツールの融合の実現であり、ビジネス環境は飛躍的に便利になります。
全5回にわたる「統制不可能内部環境理論」を連載しながら、パーソナル・クラウド時代の曙たる現在において、ハードディスク情報とインターネット情報という「内」と「外」という情報の区分自体が古くなりつつあることに気づきました。これからは、

① パーソナル情報(個人のハードディスク情報、メール情報、Evernote情報)
② 組織情報(個人が所属する組織の持つ情報のうち、組織性員たる当該個人がアクセスできる情報)
③ 外部情報(インターネットにより自由にアクセスできる情報)

という3つに分けて考える時代なのかもしれません。
私の場合、特に、①のうちの「個人のハードディスク情報」がDropbox情報となっています。

クラウド・コンピューティングの正確な未来予想は非常に難しいと思いますが、「検索」の融合・統合、すなわち、シームレス検索構想は、実現可能性が高いと思います。

㈱経営教育総合研究所 竹永 亮(ご意見・ご感想・ご用命はtakenaga@keieikyouiku.co.jpへ)

タグ

2010年11月27日

仕事の電子化・統制不可能内部環境理論⑤

Microsoftは、Windows7においてライブラリーという機能を搭載してきました。この考え方は、仮想フォルダを使って、実際にはバラバラの存在にあるファイルを、一箇所に仮想的に集めることができるというしくみです。ショートカットを使えば、XPなどでも似たようなことはできなくはないですが、やはり、まどろっこしいです。ライブラリーの搭載は、歓迎すべきことです。ライブラリーによるファイル管理は、分類によるものではありません。前回、ご紹介したタグに近い発想です。できれば、10年くらい前から搭載してほしかった機能です。

Windowsに比べると、Macのファイル検索機能はたいへん優れています。全文検索は当たり前、ファイルの並びも時系列、ファイル形式別に自由に変更することができます。こういう合理的なしくみがあるなら、もっと前から使えばよかったなあ…と、つい先日までMacに興味のなかった私としては、思わざるを得ません。

最近の私のMacBookAirの使い方を1つご紹介。
Airの隣にDropboxで同期されたWindows機(ThinkPad)を置いて作業をします。

常々申し上げているとおり、私の場合、単純にWordやPowerPointで文書を作る作業は、ThinkPadのほうが、はるかに速いのです。

ですから、実際の作業は、ThinkPadで行います。ただし、作業を行うべきファイルは、Airを使って高速で検索するのです。

似て非なる名前のファイル名が大量に存在する私のパソコンの中では、時系列的に変更日時が最も新しいものを正しく選ぶということは重要な作業なのです。

そうでないと、野口教授のおっしゃるドッペルゲンガー・シンドロームに陥ってしまうのです(この言葉をご存じない方は、検索してみてください。「ドッペルゲンガー・シンドローム 野口悠紀雄」ですぐに見つかります)。
辞書または索引のように、ThinkPadのハードディスク内を、サクサクと検索してくれるMacBook Air。まるで、旅行先で、優秀な登山ガイドや水先案内人を雇ったような感覚です。

ThinkPadは、Windows機ですから、当然、Windows デスクトップサーチが入っているのですが、このソフトは検索速度が遅く、また、不定期に、突然、索引(リスト)作成作業が始まり、ジーコジーコとハードディスクが動き出し、他のタスクのスピードもダウンしてしまうという、厄介な欠点があります。

「え? Windows デスクトップサーチ、入れたんですか。あれを入れると、パソコンが重くなりますよね。慢性の鼻炎になってしまったような感じになりますよ。お勧めしないなあ」

ある方のWindows デスクトップサーチに対する評価です。残念ながら、まさにそのとおり。導入してしばらくすると、パソコンが、風邪を引いたような状態になってしまうのです。

もっとも、Windows デスクトップサーチは、Windows機では貴重な全文検索できるソフト。アンインストールしてしまうわけにもいかず、弱っていました。

変則的ではありますが、ThinkPadの隣にAirを置いて、水先案内を頼むと、たいへん快適に作業をすすめることができます。

MacBook Air ⇒ 探す作業に特化
ThinkPad ⇒ 作る作業に特化

この作業を、織原則に当てはめれば、「専門化の原則」に基づくものです。
薩長同盟のような力強いアライアンスの誕生です。薩長を取り持つ仲介者の役割を果たしているのが、Dropbox。常に両者のハードディスク(Airの場合はSSDですが)を、完全に同期してくれます。差し詰め、Dropboxは、薩長同盟を成立させた陰の立役者・坂本龍馬のような存在です。

Windows7をいまだ導入していないので、私が遅れているだけかもしれませんが、依然としてWindows機の内部環境=パソコン内部の情報へのアクセスは、速度的に十分ということはできません。

外部環境(インターネットを通じた外の情報)に対しては、これだけ迅速にアクセスできる時代です。関係者の皆様、どうか、一刻も早く、内部情報をサクサクと検索できるしくみを整えていただきたいと、1人のユーザーとして、切に願います。

㈱経営教育総合研究所 竹永 亮(ご意見・ご感想・ご用命はtakenaga@keieikyouiku.co.jpへ)

<この稿終わり>

タグ

2010年11月22日

仕事の電子化・統制不可能内部環境理論④

タグとは、情報を検索するために、その情報に添付されるキーワードのことです。
タグを使えば、

「2010年(平成22年) 中小企業診断士第1次試験 経営法務 全国公開模擬試験(全国模試) 解答・解説 初稿 会社法中心部分」

などという長いファイル名をつけずに、ファイル名を

「2010年 経営法務 全国模試 解答・解説 初稿」

とし、タグとして「平成22年」「中小企業診断士」「第1次試験」「1次」「全国公開模擬試験」「模試」等を設定しておけば、ファイル名では、このファイルを発見できなくても、タグを使って検索すれば、このファイルに到達することができるようになります。

このブログにもタグがついています。まだ、スタートして2か月目のブログですから、記事数も少なく、タグの必要性は小さいですが、半年もすると、筆者の私ですら、タグがなければ、過去にどんな記事を書いたのか、検索できなくなってしまいます。TBC受験研究会のホームページに講師陣で掲載している「必勝受験アドバイス」というブログでは、私の書いた記事だけで、すでに単行本2冊分くらいの分量に達しており、タグをつけておいてよかったと本当に思います。

こうもり問題とは、野口悠紀雄教授の初期の著作『「超」整理法』の中で紹介されている情報の分類の限界についての提言です。

たとえば、私のパソコンに
「経営法務」
という科目名のフォルダと
「模擬試験」
というイベント名のフォルダとがあった場合、先ほどの

「2010年(平成22年) 中小企業診断士第1次試験 経営法務 全国公開模擬試験(全国模試) 解答・解説 初稿 会社法中心部分」

というファイルはどっちに入れればよいのか…という問題が生じるということです。イソップ寓話のこうもりのように、どっちにも分類されるものがあると、その瞬間「分類」という概念は破綻してしまうのです。

GoogleのGメールは、こうもり問題に対処するべく、メールの分類という概念を捨ててしまったメール・ソフトです。
前述したとおり、私は、Gメールが天下をとるはるか以前から、ファイルの分類には反対でした。
まだ、「タグ」という考え方が一般化していなかった時代から、私はタグには大賛成でした。「分類反対、タグ賛成」が私の長い間のモットーだったのです。ファイル名を長くしていたのは、タグの代替をファイル名に求めていたからなのです。
最近流行りのEvernote。このソフトも、タグの考え方を前提にしています。もっとも、私は全文検索が高速で行えるEvernoteにおいては、タグの必要性はあまり感じていません。高速で全文検索ができる場合、タグの必要は小さくなります。たとえば、インターネットにおいて普段私たちが情報を検索するとき、タグには頼りません。極めて高速で全文検索することができますので、タグの必要性を感じません。

それでも、ファイル名と本文の中間的な役割を果たしてくれるタグというしくみは、あったほうが便利な場合です。全文検索は便利ですが、巨大な本文情報を持ったファイルばかりを検索する場合、どんなキーワードで検索しても、そのファイルは常にヒットしてしまい、逆に不便です。
Googleによるインターネット上の検索は実に高速であり、便利ですが、あまりにもたくさんの頁がヒットしてしまい、絞り込みに苦労した経験は、誰にもあるものです。同じことが、ハードディスクの全文検索でも生じてしまいます。

タグがあれば、ファイル名自体は短くすることができます。ファイル名はシンプルにし、必要なタグをたくさんつけておくことができれば、私のような人間は大助かりです。

ファイル名と本文だけでは、「帯に短し、たすきに長し」という状態になることも多いのですが、タグは、いわばこの「帯たすき問題」を解決してくれる稀有な存在なのです。

㈱経営教育総合研究所 竹永 亮(takenaga@keieikyouiku.co.jp ご意見・ご感想はこちらへ)

<次回に続く>

タグ

2010年11月21日

仕事の電子化・統制不可能内部環境理論③

インターネットの情報(=外部環境情報)がこれだけ簡単に集まる時代であるにも拘らず、パソコン内部の情報の検索には、実に時間がかかります。

「Windowsにも検索のツールがあるじゃないですか」

と反論されるかもしれませんが、Windowsに元々付属されている検察ツールは実に貧弱なものです。他のソフトがどんどん進歩する中で、何年間も基本機能に変化がありませんでした。

つい最近まで、WordやPowerPointで作成した文書の全文検索ができないなど、XPまでに標準搭載されていたファイル検索ツールの機能は、極めて限定的なものでした。Microsoftが作っているOfficeソフトで作った文書ファイルを、MicrosoftのOSで自由に検索できないという、およそ、不可解な状況が10年以上続いてきたのです。

2005年にGoogleデスクトップサーチが出てきて、この状況は多少改善されました。ハードディスク内の全文検索が可能になったためです。
しかし、Googleデスクトップサーチは、検索結果がWebサイトのような並びになってしまい、検索結果を自由に並び替えることができません。

私がハードディスク内のファイルを検索する場合、およそ9割が、

① あるキーワード(または拡張子)で検索をかけ
② 変更日時に基づき、時系列で並べ
③ 直近に変更したファイルからアクセスしてみる
④ アクセスしたファイルが目当てのものでない場合、変更日時の新しいものから、順次アクセスし、見つかるまで調べる

というプロセスを経ます。

手元にあるThinkPadの場合、My Documentの中には、現在、13,236個の文書ファイルがあり、その大半が、テキスト・ファイルか、Wordファイルか、Excelファイルか、PowerPointファイルか、PDFファイルか、JPEGファイルです。この中から目当てのファイルを見つけるには、上記①〜④の流れに則って検索をかけるのが、理論上は一番速いのです。

しかし、全文ファイル検索ができなかった、最近までのWindows機では、どうしても、ファイル名検索に頼らざるを得ず、結果として、保存するファイル名を長めにしなければならないという欠点に悩まされてきました。検索したときに、何らかのキーワードでそのファイルが引っかかるように、たくさんのキーワードを含んだファイル名を付ける必要があったからです。
たとえば、

「2010年(平成22年) 中小企業診断士第1次試験 経営法務 全国公開模擬試験(模試) 解答・解説 初稿 会社法中心部分」

といった具合です。長いですね。実に長い。
長いのですが、こうしておけば、「2010年」で検索しても、「平成22年」で検索しても、「第1次試験]で検索しても、「1次試験」で検索しても、「1次」で検索しても、「模擬試験」で検索しても、「模試」で検索しても、「経営法務」で検索しても、「法務」で検索しても、「会社法」で検索しても、このファイルに到達することができるのです(くどくてすみません)。

「階層化し、ファイルを分類すればいいじゃないか」

と反論されるかもしれませんが、私は原則として、ファイルの分類はいたしません。

ファイルに限らず、情報の分類に対し、私はかなり以前から懐疑的であり、ほとんどやったことがありません。
情報の分類の代表例は、メールの振り分け(メールのフォルダ別分類)です。当然、私はこれをほとんどやったことがありません。

最近では、Googleのメール・ソフト「Gメール」が普及しましたが、Gメールは、フォルダ別分類を基本とせず、タグによる管理を前提としています。Gメールの普及を見ながら、ようやく世の中も「分類」の時代から「タグ」の時代になったなあと、一人ほくそ笑んでおりました。

世の中の流れが、「分類」ではなく、「タグ」に移ってきているのは、当然のことです。「タグ」を使えば、「分類」によって必ず生じる「こうもり問題」を解決することができるからです。

㈱経営教育総合研究所 竹永 亮(takenaga@keieikyouiku.co.jp ご意見・ご感想はこちらへ)

<次回に続く>

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2010年11月20日

仕事の電子化・統制不可能内部環境理論②

GoogleやYahoo!のお陰で、インターネットを通じて情報を検索するためのインフラはこの数年で飛躍的に向上しました。パソコンの外部環境へのアクセスの容易性・統制可能性は格段の進歩を遂げました。

たいていの言葉・概念であれば、それがたとえ固有名詞であれ、僅か数分で発見することができます。
私は、中小企業診断士試験の対策講座の講師の仕事も担当しています。中小企業診断士の試験では、毎年、実際の企業がモデルとなり、ケーススタディとして出題されます。
出題された企業のモデル企業は一体どこなのか…これは、毎年、業界では大きな関心ごとです。
モデル企業の探索の際には、これまでは、人伝(人脈)が頼りであり、「ある信頼できる筋によると、今年の事例問題のモデル企業は、◯◯県××市にある株式会社△△という製造業だそうで…」という情報があると、他の仕事はそっちのけで耳を傾け、しっかりとメモをとったものです。
ところが、最近では、モデル企業の探索にもインターネットが大活躍。今年、私も講師を勤めているTBC受験研究会では、2つの事例企業のモデル企業を断定することができたのですが、発見までの検索時間はそれほど長いものではありませんでした。
数年前には何日もかかった探索作業ですが、今や、ある程度の予備情報を持ち、インターネットを使った正しい検索方法さえ理解していれば、誰もが短時間でアクセスできる可能性を持つようになったのです。

今や、雑誌や書籍も、Googleによる検索の方法の特集のオンパレード。『「超」整理法』の野口悠紀雄教授が2年前に出した『超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー』も、タイトルはすごいのですが、期待して読んだら、Googleの解説書のような本でがっかりした覚えがあります。

SEO(Search Engine Optimization:検索エンジン最適化)が企業マーケティングの最重要課題となりつつあることも当然です。SEOについて、多くの企業が、手を変え品を変え、常に新しい方法を求めています。

余談ですが、今(この記事を書いている時間現在という意味ですが)Googleで「林檎化」というキーワードで検索していただくと、先日の私のブログ記事「竹永家林檎化計画と高齢者IT」は上から3番目に登場します。「仕事の電子化」も同じく上から3番目。「夢のパーソナル・クラウド」はトップにランキングされます。「与件の記号化」「大きな境目」「ドメイン関数の基本方程式」「難問歓迎の原則」「リバースエンジニアリング学習」「再現学習法」「完成の欲求」といったキーワードについても同様に検索すると、経営教育総合研究所の頁ではなく、TBC受験研究会(資格試験のスクール)のホームページのブログではありますが、すべて私の記事が最上段にヒットします。
検索してくださる方が多いことの現れだと思います。読者の皆様、本当にありがとうございます。

話をもとに戻しましょう。

㈱経営教育総合研究所 竹永 亮(takenaga@keieikyouiku.co.jp ご意見・ご感想はこちらへ)

<次回に続く>

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2010年11月19日

仕事の電子化・統制不可能内部環境理論①

「内部環境のほうが統制が難しく、外部環境のほうが統制が容易いのです」

ビジネススクールで、マーケティングや経営戦略論の講義中に、こんな発言をしたら、受講されている方々はたいへん混乱されるだろうと思います。

経営学の教科書には、

① 内部環境とは、社内の環境のことである。人や組織、さまざまな情報やノウハウ、企業の持つ設備や資産、企業文化などが含まれる。これらは、社内に存在するため、一般に統制は容易であり、統制可能要因ともいわれる。
② 外部環境とは、社外の環境のことである。地理的要因や、政治・経済・社会の動き、技術の進歩、法律、顧客や協力企業、競争企業の状況などが含まれる。これらは、社外に存在するため一般に統制は難しく、統制不可能要因ともいわれる。

と書いてあるからです(ここでは、ミクロ環境・マクロ環境の差異は無視し、外部環境=統制不可能要因と簡略化しています)。

ところが、パソコンの世界に限って申し上げるなら、実はまったくです。
無線LANが当たり前の世の中において、インターネットに接続し、企業外部の情報を探すのは実にたやすく、逆に、パソコンの中の情報を検索しようとすると、検索手段は著しく限られ、少し前まではパソコン内のハードディスクの全文検索にも困る始末だったのです。

本日から5回に分け、「内部環境統制不可能理論」と題し、この問題について考えてみたいと思います。

㈱経営教育総合研究所 竹永 亮(takenaga@keieikyouiku.co.jp ご意見・ご感想はこちらへ)

<次回に続く>

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2010年11月18日

仕事の電子化・ATOK for Mac 導入

ATOK for Mac 導入
今週は後半、大阪で終日講演・研修です。不安定なままパソコンを持っていくのも嫌なので、思い切って、ATOKを購入。早速、導入しました。
おそるおそるPowerPointを立ち上げ、何文字か打ってみたのですが…
お陰さまで、なんともありません。
いろいろ試してみましたが、軽快に変換してくれます。どうやら、これで一安心。
思えば、今週は長い一週間でした。
日曜日に、愛用のThinkpadが突然調子が悪くなり、Wordの不正終了が連発。どうにもならず、作成した原稿を一旦すべてtextファイルに変更し、再度貼りつけながら体裁(スタイルの割り当てと図表の作り直し)を整えるハメに。
「10年以上連れ添ったThinkpadを捨てて、MacBookに走ったので、嫉妬されたのかなあ」
などとうそぶいてはみたものの、内心は締め切りとの戦いで冷や汗が止まらない状態でした。共同執筆者の皆さんにもたいへんご迷惑をおかけいたしました。
最終的には、火曜日に何度もThinkPadにWordを再インストールし、ようやく安定。なんとか間に合いそうです。本当にありがとうございました。
ところが、ほっとしたのもつかの間。金曜日の午後、今度は購入したばかりのMacBook AirのPowerPointに、先日書いたような不具合が発生したのです。
本当に、泣きっ面に蜂というか、あちらを立てればこちらがたたずというか、モグラたたきというか・・・まったくもって、精神的にも肉体的にも、パソコンに振り回された一週間でした。
ATOK導入のおかげで危機は去り、ようやく台風一過という感じです。
ATOKは安定した評判のソフトです。私も一時期お世話になっていたことがあります。しかし、私の印象では、ATOKよりもGoogle IMEのほうが、どうも優れている気がします。まだ、導入直後ですし、学習機能に秀でたATOKのことですから、しばらく使えば評価は変わるのでしょうが、それにしても、無償ソフトGoogle IMEのすばらしさを改めて実感いたします。新しい単語・用語・外来語がすいすい変換される小気味良さ…これも集合知(この言葉を知らない方はネットで検索してみてください)のなせる業か、と、感心せずにはいられません。
およそモノを書く仕事をしている人間にとって、日本語入力ソフトを選ぶということは、昔で言えば、お気に入りの万年筆を選ぶようなものです。与えられたMSーIME(Windows機)やことえり(Mac)をそのまま使うという意思決定もよいのでしょうが、もう少しいろいろな選択肢を試したほうが、よい意思決定ができそうです。Windows機については、考えもせずに、MS-IME長い間を使い続けてきた私としては、今回のGoogle IME不具合事件をきっかけに、ちょっと反省しています。

明日から大阪で終日講演・研修です。不安定なままパソコンを持っていくのも嫌なので、思い切って、ATOKを購入。早速、導入しました。

おそるおそるPowerPointを立ち上げ、何文字か打ってみたのですが…

お陰さまで、なんともありません。

いろいろ試してみましたが、軽快に変換してくれます。どうやら、これで一安心。

思えば、先週は長い一週間でした。

日曜日に、愛用のThinkpadが突然調子が悪くなり、Wordの不正終了が連発。どうにもならず、作成した原稿を一旦すべてtextファイルに変更し、再度貼りつけながら体裁(スタイルの割り当てと図表の作り直し)を整えるハメに。複数のパソコンで試してみても不正終了は変わりませんでした。

「10年以上連れ添ったThinkpadを捨てて、MacBookに走ったので、嫉妬されたのかなあ」

などとうそぶいてはみたものの、内心は締め切りとの戦いで冷や汗が止まらない状態でした。共同執筆者の皆さんにもたいへんご迷惑をおかけいたしました。

最終的には、火曜日に何度もThinkPadにWordを再インストールし、ようやく安定。なんとか間に合いそうです。本当にありがとうございました。

ところが、ほっとしたのもつかの間。金曜日の午後、今度は購入したばかりのMacBook AirにインストールしたPowerPointに、先日書いたような不具合が発生したのです。

本当に、泣きっ面に蜂というか、あちらを立てればこちらがたたずというか、モグラたたきというか・・・まったくもって、精神的にも肉体的にも、パソコンに振り回された一週間でした。

ATOK導入のおかげで危機は去り、ようやく台風一過という感じです。

ATOKは安定した評判のソフトです。私も一時期お世話になっていたことがあります。しかし、私の印象では、ATOKよりも不具合のあったGoogle IMEのほうが、どうも優れている気がします。まだ、導入直後ですし、学習機能に秀でたATOKのことですから、しばらく使えば評価は変わるのでしょうが、それにしても、無償ソフトGoogle IMEのすばらしさを改めて実感いたします。新しい単語・用語・外来語がすいすい変換される小気味良さ…これも集合知(この言葉を知らない方はネットで検索してみてください)のなせる業か、と、感心せずにはいられません。

およそモノを書く仕事をしている人間にとって、日本語入力ソフトを選ぶということは、昔で言えば、お気に入りの万年筆を選ぶようなものです。与えられたMSーIME(Windows機)やことえり(Mac)をそのまま使うという意思決定もよいのでしょうが、もう少しいろいろな選択肢を試したほうが、よい意思決定ができそうです。Windows機については、考えもせずに、MS-IME長い間を使い続けてきた私としては、今回のGoogle IME不具合事件をきっかけに、ちょっと反省しています。

㈱経営教育総合研究所 竹永 亮(takenaga@keieikyouiku.co.jp ご意見・ご感想はこちらへ)

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2010年11月17日